Оптимизация рабочих процессов областного ЗАГСа

30.11.2022, 09:01

№90 (6095) от 30 ноября 2022

Накануне сотрудники одного из структурных подразделений Агентства развития бизнеса – Центра бережливого производства (ЦБП), завершили этап диагностики внутренних рабочих процессов в областном ЗАГСе № 1. А началась эта работа три недели назад по поручению зампреда правительства Рязанской области Артема Никитина в связи с обилием жалоб от населения на скорость обслуживания. По словам руководителя ЦБП Вячеслава Поскребышева, комплексное решение в таких случаях всегда начинается с диагностики, с выявления первопричин проблем и тех факторов, которые сдерживают развитие.

За время комплексной диагностики специалисты ЦБП провели опросы сотрудников и посетителей, необходимые замеры. Выявлено уже более сорока проблем, таких, например, как излишние перемещения сотрудников. Даже столь незначительное, но некорректно выстроенное действие влияет на время получения услуги. «Архив, к которому постоянно в работе обращаются специалисты, расположен на разном расстоянии от сотрудников. По нашим наблюдениям, один сотрудник проходит двенадцать тысяч шагов в день. Этот длинный путь можно сократить, подвинув столы, чтобы уменьшить время ожидания клиентов. Важно, что все проблемы такого рода можно скорректировать и оптимизировать процессы без финансовых вложений. Мы всегда делаем на этом особый акцент: методы эффективного производства построены именно на изменении способа действия, это история не про деньги», – рассказал Вячеслав Поскребышев.
Начальник главного управления ЗАГС Елена Васильева отмечает, что без работы сотрудники не сидят, иногда за день бывает более ста посетителей: «Мы занимаемся не только регистрацией браков, но и отвечаем за государственную регистрацию других актов гражданского состояния, выдаем документы, оказываем правовую поддержку. Уже вижу, что совместными усилиями нам удастся найти те решения, которые в конечном итоге позволят гражданам оперативно получать услуги, а сотрудникам ЗАГС – чувствовать свою нужность и эффективность своего труда».
Специалисты ЗАГСа сверяют документы и вносят изменения в режиме реального времени, поэтому процесс получения некоторых услуг может растянуться до полутора часов. Также многие посетители жалуются на медленную работу терминала оплаты услуг и на то, что талоны в электронную очередь разлетаются как горячие пирожки.
Центр бережливого производства действует в регионе с 2017 года. Цель работы команды – оказывать поддержку коллективам исполнительных органов государственной власти и подведомственных им учреждений Рязанской области в реализации проектов по повышению эффективности и качества их работы. Сотрудники ЦБП подразделения анализируют особенности работы организации, определяют проблемные места, помогают устранить ошибки, повысить производительность и выстроить систему непрерывных улучшений для сокращения сроков операций, процессов и затрат.

Мнение

Многие проблемы можно скорректировать и оптимизировать процессы без финансовых вложений. Мы всегда делаем на этом особый акцент: методы эффективного производства построены именно на изменении способа действия, это история не про деньги».